Делюсь опытом работы с проблемными клиентами

6 февраля 2018

Я работаю с клиентами с 2003 года. Работал в разных странах и на разных позициях. С разными заказчиками. В том числе и с теми, которых обычно причисляют к проблемным. Для портала «Про бизнес» я обобщил опыт и поделился мнением, как работать с проблемными клиентами. Публикую версию для блога.

Тему «проблемного клиента» можно рассмотреть с двух позиций — сотрудника и предприятия. Это определяет видение темы и подход в работе.

Проблемный клиент и сотрудник компании

Когда менеджер говорит «проблемный клиент», он неявно утверждает, что причина проблем в клиенте. Но это не всегда правда. Важно различать «проблемного клиента» и «проблемную ситуацию».

Различаем проблемную ситуацию и клиента
Описание ситуации Проблема в клиенте?
Веб-студия значимо задерживает согласованные ранее сроки разработки сайта, заказчик настаивает на применении штрафных санкций. нет
Заказ выполнен. Заказчик указал на несоответствие с техническим заданием и отказывается оплачивать услугу до устранения замечаний. нет
В семье и на работе человек постоянно раздражен, часто критикует других, провоцирует конфликты и хамит. Модель поведения не зависит от ситуации: будь-то «медленное» обслуживание кассиром в супермаркете или «холодная» шаурма в закусочной. да

Проблемный клиент

Проблемный — это тот клиент, реакции которого не зависят от ситуации, часто неадекватны контексту и вытекают из психологических особенностей личности. Проблемность может проявляться в агрессивности, лживости, навязчивости и т.д.

Лучшее, что можно сделать, когда вы встречаете такого заказчика, — это свести общение к необходимому деловому минимуму. Вы не получите полезной обратной связи, не сможете разобраться в мотивах или скорректировать его реакции.

Спокойно работайте, уверенно отстаивайте свои интересы и интересы работодателя, не пасуйте и не поддавайтесь на манипуляцию и агрессию. Безопасная среда для отработки подобных навыков — тренинги по ассертивному поведению. Там вы сможете разобрать варианты реальных ситуаций и довести до автоматизма оптимальные модели реагирования.

Проблемная ситуация

Проблемная ситуация — это затруднение, связанное с отсутствием алгоритмов поведения, согласованной позиции сторон, завышенными ожиданиями заказчика и исполнителя друг от друга и другими «пробелами» в коммуникации.

Подход здесь один — встречаться с партнерами и обсуждать затруднения, параллельно улучшая навыки ведения переговоров и процесс управления проектами в компании.

Нашли решение сложной проблемной ситуации — не держите его при себе, поделитесь с коллегами. Создавайте и поддерживайте информационный банк решенных проблем. Тогда менее опытным коллегам или службе поддержки не придется «изобретать велосипед».

Популярные запросы можно выложить в общий доступ, например на сайт в раздел FAQ, чтобы клиентам не приходилось звонить в офис.

Проблемный клиент и компания

На уровне компании к проблемным отношу тех клиентов, на работу с которыми предприятие тратит больше ресурсов, чем получает.

Заказчик может быть приятен в общении, его может не считать проблемным менеджер, но сотрудничество с ним может быть проблемой для фирмы.

Представим агентство, оказывающее услуги организации Х. Допустим, что основные затраты агентства — это рабочее время. Зная сотрудников, которые вовлечены в работу с Х, размер их зарплаты и количество часов, которое они уделяют Х, мы вычислим стоимость обслуживания. Увеличим полученное значение на величину депозитной ставки в банке и получим минимальную цену услуги для организации Х.

пример расчета «стоимости» клиента
Сотрудник ЗП за один час*, у.е. Работа с Х, час/мес. Цена серви­са, год, у.е.

A B A*B*12
маркетолог 6 60 4320
руководитель отдела 10 20 2400
директор 20 10 2400
Итого 9120
* с учетом налогов и необходимых выплат

Депозитная ставка в банке, % 5%
Минимальная цена услуг для Х (стоимость обслуживания + сумма по депозиту), у.е. 9576

Когда заказчик платит меньше минимальной цены, сотрудничать с ним не выгодно: исполнитель не покрывает свои расходы либо упускает возможности (положив деньги в банк можно заработать больше). Такой заказчик — проблемный клиент для компании.

Чаще всего я наблюдал две причины появления проблемных клиентов:

Если в организации ведется учет времени, которое уходит на обслуживание клиентов, постройте две таблицы. В одной расположите фирмы в порядке убывания выручки, которую они приносят, а во второй разместите их в порядке убывания временных затрат. В идеале ТОП10 клиентов в таблицах должен более-менее совпадать. Если это не так, ищите причины.

Когда вы выявили проблемных клиентов, обдумайте возможность пересмотра условий сотрудничества. Здесь нельзя подходить механически. У клиента может быть потенциал развития отношений или важны репутационные выгоды от работы с ним. Следует подходить к вопросу осознанно и быть уверенным, что сотрудничество соответствует интересам предприятия.

Шпаргалка

Для сотрудника

  • Неадекваты попадаются. Вести себя правильно помогут тренинги по ассертивному поведению.
  • Чтобы легко разрешать проблемные ситуации, постоянно совершенствуйте навыки ведения переговоров и управления проектами.

Для компании

  • Фиксируйте затраты на обслуживание клиентов, сопоставляйте с выручкой.
  • Анализируйте проблемные ситуации, извлекайте уроки, составляйте информационный банк проблемных ситуаций, обучайте сотрудников желаемым алгоритмам действий.
Будьте в курсе новых публикаций

Подписавшись на рассылку, вы можете ожидать нечастых писем-оповещений о новых статьях на сайте — ни больше, ни меньше. Также вы будете в числе тех, кто может влиять на содержание блога.

Нажав на кнопку, вы перейдете на страницу, где вам предложат ввести адрес своей электронной почты. На этот адрес будет приходить рассылка. Отписаться можно в любой момент.

политика конфиденциальности

Этот сайт не следит за вами и не показывает рекламу >