Почему задачи не выполняются и как это исправить

Вы когда-либо сталкивались с ситуацией, когда вам сообщают о завершении задачи, а на деле она остается невыполненной? Зачастую это не обман, а результат недопонимания или ошибочного убеждения в том, что задание выполнено.

Разное понимание того, что значит «задача выполнена», может стоить компании времени, денег и репутации. Когда я нанимал сотрудников, то сразу же устанавливал четкие правила. Даже создавал небольшую памятку для команды. Сегодня хочу поделиться этим опытом с вами. Буду рад, если он поможет выполнять задачи в вашей организации.

Как правильно определить «выполненность задачи»

Понимание того, что задача действительно выполнена, может быть не таким очевидным, как кажется. С сотрудниками важно это проговорить, разобрать на примерах и убедиться, что все на одной волне.

Пример 1.
Жена попросила мужа купить сыр по дороге домой с работы. В магазине муж увидел сыр эпуас (с сильным ароматом немытого тела), решил удивить жену и купил 300 гр. этого сыра. Выполнил ли муж просьбу?

Жена хотела сделать пиццу. Эпуас для этого не подходит. Подходящего сыра в доме нет. Муж просьбу не выполнил.

Пример 2.
Руководитель поставил задачу сделать для клиента презентацию. Сотрудник собрал информацию на слайдах в pptx. Выполнил ли он задачу?

Информация на слайдах неорганизованна, дизайн не соответствует принятому корпоративному стилю. Презентации, которую можно показывать клиенту, нет. Задачу сотрудник не выполнил.

«Сделать» — это не отметить пункты в списке задач, это означает достичь определенного результата, который соответствует ожиданиям всех заинтересованных сторон.

Выполнена задача или нет — определяет не исполнитель, а заказчик. Исполнитель должен не просто совершить ряд действий, но и удостовериться, что эти действия ведут к результату, который удовлетворит заказчика.

Плохое объяснение и ответственность за понимание задачи

Когда вы поделитесь с друзьями примерами выше, многие скажут: «Надо же было яснее объяснять!». И вот здесь важное правило — ответственность за понимание задачи лежит на исполнителе. Не все умеют четко формулировать свои просьбы и требования, и это нормально. Если задача или её критерии запутаны, работа исполнителя — разобраться и прояснить их.

Проактивность в понимании задачи

В управлении проектами ответственность за понимание задачи — на вас. Это правило подталкивает к проактивной позиции в осознании задачи, ее основных моментов и ожидаемых результатов. При возникновении вопросов или сомнений, вы должны искать разъяснения у клиента. Оправдания «Мне неправильно объяснили», «Я не так понял» не принимаются.

Как понять задачу правильно?

Задавайте много вопросов и обсуждайте с заказчиком цель проекта, кто и как будет использовать результат, какие есть ограничения, дополнительные требования, критерии оценки и т.д. Не начинайте работать, пока клиент не подтвердит, что вы верно все понимаете.

Почему брифы — не решение

Для понимания задачи некоторые агентства высылают клиенту брифы с просьбой заполнить. Но подобные просьбы — перекладывание ответственности за результат на заказчика. И заканчивается это, как правило, тремя вариантами какого-либо решения — платформы бренда, например, или креативной концепции. Агентство словно говорит клиенту: «Мы не уверены в лучшем выборе, так что решайте сами». И если что-то пошло не так, оно может сказать: «Вы же сами выбрали этот вариант». Что это как не избегание ответственности?

Контрольные точки: путь к эффективному управлению проектами

Если вы хотите эффективно управлять проектом, разбейте его на этапы и представляйте промежуточные результаты заказчику. Контрольные точки не только помогут выявить проблемы раньше, но и сэкономят ваше время и деньги.

график Ганта, на котором показаны контрольные точки
скриншот. cайт bastion-integrator.com

Зачем нужны промежуточные проверки?

  • Минимизация рисков: Контрольные точки уменьшают вероятность того, что вам придется переделывать весь проект с нуля.

  • Экономия ресурсов: Исправление ошибок на начальных этапах намного дешевле и быстрее, чем глобальные изменения в финальной версии проекта.

  • Согласованность с заказчиком: Регулярные отчеты и промежуточные результаты помогут удостовериться, что вы движетесь в правильном направлении.

Давайте вспомним наш пример с покупкой сыра. В этой ситуации муж мог бы легко избежать недопонимания, отправив жене фото нескольких вариантов сыра перед покупкой и дождавшись ее подтверждения. Это и есть своего рода «контрольная точка», которая помогла бы избежать проблемы.

Теперь перенесём эту логику на более сложные задачи, например, на подготовку презентации для клиента. Контрольные точки, которые можно установить:

  1. Текстовый документ с описанием структуры презентации и каждого отдельного слайда. Здесь согласовывается основная идея и последовательность изложения материала.

  2. Демонстрация 2-3 оформленных слайдов. На этом этапе убеждаемся, что дизайн соответствует ожиданиям заказчика.

  3. Полностью оформленная презентация. Финальная проверка соблюдения требований и пожеланий заказчика.

Такая последовательность действий значимо увеличивает шансы на скорое и успешное завершение задания.